退職の意思を伝え終えた後、必要になるのが退職届の準備です。書き方に厳密なルールがあるわけではありませんが、形式を誤ると、受理されるまでのやり取りが余計に長引くことがあります。この記事では、退職届の基本的な書き方から、そのまま使えるテンプレートまでをまとめて解説します。
退職届と退職願の違い
「退職届」と「退職願」は、混同されがちですが役割が異なります。
退職願は、退職を「お願いする」段階で提出するものです。会社の承諾を前提としており、状況によっては撤回できる余地が残っています。
退職届は、退職がすでに正式に決まった後、その意思を確定させるために提出する書類です。一度提出すると、原則として撤回はできません。
多くの場合、上司との間で揉めたり、引き止められたりするのは、この「退職願」あるいは口頭で伝える段階です。退職届はすでに合意が取れた後の書類なので、この記事では「書き方」そのものに絞って解説します。伝える段階での対応が必要な方は、後述のリンクから詳しい記事をご覧ください。
退職届の書き方【基本ルール】
まず確認したいのが、会社所定の様式があるかどうかです。総務・人事に既存のフォーマットが用意されている場合は、指定の様式に従い、必要事項を記入するだけで問題ありません。会社所定の様式がない場合に、自分で作成する必要があります。以下は、様式がない場合の書き方です。
用紙・筆記具
市販の白無地の便箋を使い、縦書きで作成するのが一般的です。黒のボールペンまたは万年筆を使い、消せるボールペンは避けましょう。
必要な項目
退職届には、以下の項目を含めるのが基本です。
- 提出日
- 所属部署・氏名
- 退職理由（「一身上の都合により」が定型文）
- 退職希望日
- 宛名（会社の正式名称、代表者名）
- 本文（「私儀」から始まる一文）
「一身上の都合により」の使い方
退職理由は、本音がどのようなものであっても「一身上の都合により」と記載するのが一般的です。これは自己都合退職を示す定型文であり、具体的な理由を書く必要はありません。
手書き・データ、どちらでもよいのか
会社から指定の書式がある場合はそれに従いますが、指定がなければ手書き・データ（Wordなど）のどちらでも問題ないケースがほとんどです。データで作成する場合も、体裁は手書きに準じた形式にしておくと無難です。
【テンプレート配布】そのまま使える退職届のひな形
書式を1から考える必要はありません。以下から、そのまま使える退職届のテンプレートをダウンロードできます。
いずれも、正社員・自己都合退職を想定した基本形になっています。会員登録は不要で、その場ですぐにご利用いただけます。
シーン別・記入例
正社員（自己都合退職）の場合
最も一般的なケースです。「一身上の都合により、来る◯年◯月◯日をもって退職いたします」という形式が基本になります。
契約社員・アルバイトの場合
契約社員やアルバイトの場合も、基本的な書き方は正社員と大きく変わりません。ただし、契約期間の定めがある場合は、契約満了のタイミングと退職希望日の関係を確認しておきましょう。
会社都合退職の場合
会社都合による退職の場合、退職理由の書き方が異なります。「一身上の都合」ではなく、会社側から提示された退職理由をそのまま記載するか、会社の指示に従って作成しましょう。
提出時の基本マナー
封筒の入れ方・表書き
退職届は、白無地の封筒に入れて提出します。表面中央に「退職届」、裏面左下に所属部署と氏名を記載します。
渡し方
直属の上司に、直接手渡しするのが基本です。「本日は、先日ご相談した退職届をお持ちしました」など、一言添えて渡しましょう。
書き終えた次にすること
退職届の作成が終わったら、次は提出・その後の対応というフェーズに移ります。これらはすでに別記事で詳しく解説しているので、ここではリンク先を紹介します。
いつ提出すればいいか
提出のベストなタイミングについては、こちらで詳しく解説しています。 → 退職届を提出するタイミング
提出した後にやるべきこと
引き継ぎや退職日までのタイムラインについては、こちらをご覧ください。 → 伝えた後にやるべきこと｜退職までのタイムライン → [円満退職のための引き継ぎマニュアル]（リンク先準備中）
受け取ってもらえない・拒まれたとき
「預かっておく」と言われたまま話が進まない、繰り返し引き止められるなど、退職届が受理されない場合の対処法（郵送・内容証明・法的な効力）は、こちらにまとめています。 → 退職を拒まれたらどうするか
自分一人で対応するのが不安な場合は、退職代行サービスという選択肢もあります。 → [退職代行サービスの選び方]
7. よくある質問
Q. 退職届はメールで送ってもいいですか？ 法的には意思表示として有効ですが、退職届という書類の性質上、書面で提出するのが基本です。やむを得ない事情がある場合のみ、会社の就業規則を確認した上で検討しましょう。
Q. 退職届に書いた退職理由と、口頭で伝えた理由が違ってもいいですか？ 問題ありません。退職届には「一身上の都合により」とだけ記載するのが一般的で、口頭で伝えた具体的な理由と一致させる必要はありません。
Q. 退職届を出した後に撤回できますか？ 原則としてできません。退職願とは異なり、退職届は退職の意思を確定させる書類のため、提出後の撤回は基本的に認められないと考えておきましょう。
Q. テンプレートは手書き用にも印刷できますか？ はい。PDF版は、罫線と記入欄が入った状態で印刷できるようになっています。
まとめ
退職届は、正しい形式さえ押さえれば、それほど難しいものではありません。テンプレートを活用しながら、必要な項目を漏れなく記入しましょう。
書き終えたら、提出のタイミングや、提出後にやるべきことも確認しておくと、退職までの流れをスムーズに進められます。
→ 仕事を辞めたい人向け・上司への伝え方マニュアル → [円満退職のための引き継ぎマニュアル]
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