退職願は、会社に退職の意思を申し出るための書類です。書き方には一定のマナーがあり、記入漏れや形式の誤りがあると、会社に受理されないこともあります。この記事では、退職願の基本的な書き方から、そのまま使える例文、封筒の入れ方、渡すタイミングまでをまとめて解説します。
退職願とは
退職願とは、従業員が会社に対して「退職を認めてほしい」と願い出るための書類です。あくまで会社の承諾を前提とした「申し入れ」であるため、会社が受理する前であれば、原則として自分の意思で撤回できます。
退職届・辞表との違い
似た書類に「退職届」と「辞表」があります。
退職届は、退職日を確定させて会社に通知する書類で、受理後の撤回は基本的にできません。
退職届の書き方についてはこちらで詳しく説明しています。
辞表は、役員や公務員など、雇用契約ではなく委任・任命関係にある人が職を辞す際に使う書類です。一般の会社員が退職の意思を伝える最初の段階では、退職願を使うのが基本と考えてよいでしょう。
退職願の基本ルール・マナー
使用する用紙・便箋
退職願には、白無地でシンプルな便箋を使うのが一般的です。柄物や派手な色は避けます。用紙サイズはA4またはB5が使われることが多く、会社に指定の様式がある場合は従います。
手書き・パソコン、どちらが良いか
手書きが丁寧とされる一方、近年はパソコンでの作成を受け付ける企業も増えています。会社に指定がなければ、社内の慣習に合わせて選んで問題ありません。手書きの場合は、黒インクの万年筆または黒ボールペンを使い、消せるペンは避けます。
縦書き・横書き
伝統的には縦書きが正式とされますが、横書きでも失礼にはあたりません。社内で過去に使われた様式があれば、それに合わせるのが無難です。
【例文あり】退職願の書き方・記入項目
退職願には、決まった順序で記載すべき項目があります。上から順に見ていきます。
書き出し（「私儀」）
本文の最初は、行の下段に「私儀」または「私事」と書き始めます。これは「私事で恐縮ですが」という意味を持つ、退職願特有の書き出しです。
退職理由の書き方
自己都合退職の場合、具体的な理由は書かず「一身上の都合により」と記載するのが一般的です。転職先や不満など、詳しい事情を書く必要はありません。
退職希望日の書き方
「令和〇年〇月〇日をもって退職いたします」のように、西暦・和暦のいずれかで統一して記載します。就業規則で定められた申し出期間（多くは1〜2ヶ月前）を踏まえ、余裕を持った日付を設定します。
提出日・所属・氏名・押印
本文の下に、提出日、所属部署、氏名を記載し、氏名の下に押印します。宛名は、代表者名（社長名）をフルネームで、自分の氏名よりも上の位置に書きます。
テンプレート・記入例
以下は一般的な自己都合退職の記入例です。実際に使う際は、自社の書式ルールを確認してください。
退職願
私儀
このたび一身上の都合により、
令和〇年〇月〇日をもって
退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
令和〇年〇月〇日
〇〇部〇〇課
氏名 印
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇 〇〇 殿
封筒の書き方・入れ方
封筒のサイズ・種類
便箋がA4なら「長形3号」、B5なら「長形4号」の白無地封筒を使うのが目安です。郵便番号枠のない無地タイプを選びます。
表書き・裏書き
表面中央に「退職願」と縦書きで記載します。裏面左下には、所属部署と氏名を記載します。
折り方・入れ方
便箋は三つ折りにし、開いたときに文字がすぐ読める向きで封筒に入れます。封をした後、糊付けし「〆」の印を書くのが一般的です。
渡し方・提出タイミング
誰に渡すか
宛名は社長でも、実際に渡す相手は直属の上司です。いきなり人事部やさらに上の役職者に提出するのは避け、まず直属の上司に口頭で退職の意思を伝えたうえで手渡しします。
いつまでに提出すべきか
多くの会社では、就業規則で「退職希望日の1〜2ヶ月前までに申し出ること」といった規定を設けています。まずは自社の就業規則を確認し、規定に沿ったスケジュールで準備を進めるのが基本です。就業規則の定めと法律上の考え方が異なるケースもあるため、退職時期をめぐって会社と意見が食い違う場合は、自己判断せず、労働基準監督署や弁護士など専門機関に相談することをおすすめします。
手渡しが基本
退職願は、直属の上司に直接手渡しするのが基本です。やむを得ず対面で渡せない場合は郵送も選択肢になりますが、その場合も事前に上司へ連絡を入れておくと、後のトラブルを避けやすくなります。
注意点・よくあるトラブル
提出後に撤回はできるか
退職願は、会社に受理される前であれば撤回できる可能性がありますが、受理後の扱いや撤回できる条件は、会社の就業規則や当時の状況によって判断が分かれます。撤回を検討する場合は、自己判断せず、早めに人事担当者や専門家に相談してください。
会社に受理を拒否された場合
退職の申し出に対して会社が難色を示すケースもあります。対応は個別の事情によって異なるため、一般論での断定は避け、状況が長引く場合は労働基準監督署や弁護士などの専門機関に相談することをおすすめします。
円満退職につながる伝え方のコツ
退職の意思は、繁忙期を避け、余裕を持ったタイミングで、まず口頭で直属の上司に伝えるのが基本です。引き継ぎ計画をあわせて示すと、会社側の理解を得やすくなります。
退職の伝え方についてはこちらで詳しく説明しています。
よくある質問
Q. 退職願はパソコンで作成してもいい？ 会社に指定がなければ問題ありません。ただし、社内の慣習で手書きが求められる場合もあるため、迷ったら上司や人事に確認しましょう。
Q. 退職理由は本当の理由を書く必要がある？ 自己都合退職の場合は「一身上の都合により」で十分です。具体的な理由を書く義務はありません。
Q. 退職願の提出後、いつ退職できる？ 退職日は、退職願の記載内容と会社との話し合いによって決まります。就業規則の規定を確認し、不明点があれば人事担当者に確認してください。
Q. アルバイト・パートでも退職願は必要？ 雇用形態にかかわらず、退職の意思を書面で伝えることでトラブルを防ぎやすくなります。ただし会社によって運用が異なるため、まずは職場のルールを確認しましょう。
まとめ
退職願は、書式や記載項目、渡し方に一定のマナーがあります。基本の型に沿って作成し、直属の上司に余裕を持って手渡しすることが、円満な退職への第一歩になります。撤回や受理拒否など判断が分かれる場面では、自己判断せず専門機関に相談することも検討してください。
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